Kỹ năng lập kế hoạch là gì? Các bước lập kế hoạch hiệu quả cho công việc
Trong cuộc sống có rất nhiều việc xảy ra ngoài dự định của chúng ta, và nó mang lại những phiền phức không đáng có. Vì vậy, để có thể hạn chế tình trạng đó, chúng ta cần phải trang bị cho mình kỹ năng lập kế hoạch cần thiết, để có thể dễ dàng hoàn thiện công việc một cách hiệu quả, đúng theo kế hoạch đã đề ra.
Có rất nhiều dạng kỹ năng khác nhau hỗ trợ chúng ta trong quá trình học tập và phát triển bản thân như kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe…Trong đó, kỹ năng lập kế hoạch cũng đóng một vai trò quan trọng, giúp chúng ta có thể kiểm soát tốt hơn những công việc mà mình sẽ thực hiện trong thời gian sắp tới một cách chu đáo và cẩn thận hơn. Điều đó, sẽ tạo một nền tảng vững chắc để bạn có thể nâng cao hiệu suất công việc một cách bất ngờ.
Kỹ năng lập kế hoạch là gì?
Kỹ năng lập kế hoạch là quá trình mà người thực hiện có nhiệm vụ xác định và đề ra những phương pháp làm việc cụ thể dựa vào những mốc thời gian đã được ấn định trước đó để triển khai công việc sao cho phù hợp nhất.
Vai trò của kỹ năng lập kế hoạch
Cũng giống như các dạng kỹ năng khác đều có những vai trò nhất định giúp ích cho chúng ta trong việc hòa nhập và phát triển công việc thuận lợi hơn, thì kỹ năng lập kế hoạch cũng có một vai trò cụ thể trong cuộc sống và trong môi trường làm việc chúng ta như sau:
– Nắm rõ được mục đích chính của công việc, từ đó trực tiếp liên hệ với các nhân sự khác đưa ra những kế hoạch kinh doanh hợp lý.
– Sẵn sàng ứng phó với các công việc xảy ra đột ngột, đề ra những phương án phòng bị ngay từ sớm để tránh những hậu quả nghiêm trọng có thể diễn ra.
– Tận dụng tối đa thời gian để tập trung phát triển các vấn đề khác được hiệu quả hơn.
Các bước lập kế hoạch cần thiết cho công việc
Có tổng cộng 6 bước làm cơ bản giúp bạn có thể lập ra cho mình những kế hoạch cần thiết với những định hướng cụ thể nhất, như sau:
1. Viết ra những công việc mà bạn sẽ làm hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm
Bước khởi đầu lúc nào cũng quan trọng quyết định sự thành công hay thất bại của cả một quá trình, Vì vậy, ngay từ bây giờ bạn hãy chuẩn bị giấy bút và viết ra tất cả những gì mà bạn dự định sẽ phải hoàn thành nó trong khoảng thời gian tới. Việc này, sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn về số lượng việc mà bạn sẽ làm, cũng như nắm rõ các trình tự thời gian chính xác hơn.
2. Đề ra các mục tiêu phù hợp
Sau khi có trong tay bản kế hoạch chi tiết, thì tiếp theo bạn nên dựa vào đó và đề ra những mục tiêu tương ứng. Mục tiêu đó có thể là thời gian bạn hoàn thành công việc, hay kết quả mà bạn mong muốn sẽ nhìn thấy được nó. Tuy nhiên, hãy lựa chọn cho mình những mục tiêu phù hợp với bản thân để không đưa ra những dự định vượt xa khả năng mà bạn có.
3. Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Hãy lựa chọn ra những công việc mang tính cấp bách mà bạn cần phải làm trong bản kế hoạch về thời gian cũng như mức độ ảnh hưởng của nó. Từ đó, sẽ giúp cho bạn tập trung vào những công việc chính, loại bỏ những vấn đề phụ nhằm tiết kiệm thời gian một cách hiệu quả.
4. Tập trung thực hiện kế hoạch
Đây được xem là một trong những bước làm khiến việc lập kế hoạch của bạn trở nên hiệu quả hơn rất nhiều. Việc tập trung kế hoạch ở đây không phải là luôn luôn ưu tiên cho mỗi một dự án, mà phải có sự kết hợp và cân bằng các yếu tố phụ khác để vấn đề chính ngày càng được hoàn thiện hơn.
5. Dự phòng những vấn đề có thể xảy ra
Mọi việc sẽ không hề diễn ra dễ dàng như bạn nghĩ, sẽ có những vấn đề xảy ra vượt khỏi dự tính trong bảng kế hoạch mà bạn đã sắp xếp. Do đó, thay vì yên tâm với những gì mình đã hoạch định, thì hãy dự phòng những tình huống phát sinh không mong muốn xảy ra, kèm theo đó là những biện pháp đối phó để có thể hạn chế những rủi rõ không mong muốn diễn ra.
6. Kiểm tra lại kế hoạch làm việc một cách cẩn thận
Cuối cùng, bạn nên rà soát lại những yếu tố đã liệt kê để xem nó có hợp lý khi thực hiện vào khoảng thời gian đó hay không? Và phải thường xuyên theo dõi và đánh giá lại tình hình làm việc, xem bạn đã hoàn thành được bao nhiêu mục tiêu theo đúng thời hạn hay đã vượt quá thời gian quy định mà bạn muốn. Qua đó, tìm ra những điểm bất thường và thay đổi nó đúng lúc.
Những gì bạn được học trên lý thuyết khi áp dụng vào thực tế cũng sẽ có nhiều sự thay đổi, việc lập kế hoạch cũng giống như vậy, không có gì có thể đảm bảo chắc chắn mọi việc sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch.
Nhưng bạn không thể bỏ qua được việc trang bị cho mình những kỹ năng lập kế hoạch cần thiết, để có thể tổ chức công việc một cách hiệu quả, và tiết kiệm được thời gian làm việc và hơn hết mang lại chất lượng làm việc tốt nhất.