Ngày nay, chúng ta luôn phải dành thời gian để chạy đua với công việc, điều đó mang lại rất nhiều áp lực tinh thần nhất định. Tuy nhiên, nếu có được kỹ năng tổ chức thiết yếu sẽ giúp chúng ta giải tỏa được phần nào gánh nặng công việc, và giúp cuộc sống cân bằng hơn.
Công việc, ngày càng bận rộn nhưng bạn lại không có quá nhiều thời gian để có thể xử lý chúng một cách hoàn chỉnh. Vì vậy, bạn cần phải trang bị cho mình những kỹ năng tổ chức công việc cần thiết để có thể làm việc một cách khoa học hơn. Do đó, chúng tôi xin đưa ra một số lời khuyên hữu ích giúp bạn có thể tổ chức và sắp xếp lại thời gian làm việc hiệu quả, bằng những phương pháp đơn giản nhất.
1. Rèn luyện lại đầu óc tổ chức
Mọi vấn đề đều xuất phát từ bộ não của bạn, vì vậy trước khi muốn thay đổi trong hành động thì hãy sắp xếp lại đầu óc của mình. Hãy tự hỏi bản thân những việc nhỏ nhặt vào những lúc bất chợt như “USB của bạn đang nằm ở đâu? Xe máy của bạn đang đỗ ở khu vực nào trong bãi đậu xe sáng nay? Ngày mai, bạn có dự định nào cần phải hoàn thành đầu tiên? Nếu như bạn đã nhớ hết tất cả những đều đó chứng tỏ bạn đã biết cách ghi nhớ và sắp tổ chức nó một cách hợp lý, nhưng ngược lại bạn chẳng nhớ gì thì hãy nhanh chóng rèn luyện lại đầu óc của bạn ngay bây giờ.
2. Tạo một checklist
Cách đơn giản giúp bạn không chỉ nhớ mà còn tạo ra thói quen tổ chức trong suy nghĩ, đó chính là tạo ra một checklist phù hợp. Hiện nay, có rất nhiều phương pháp khác nhau giúp bạn tạo ra một checklist trong thời gian ngắn như app điện thoại, ghi chú máy tính. Nhưng những cách làm này, thường gặp nhiều rủi ro như cúp điện, máy tính nhiễm virus, hay bạn vô tình ấn nhầm nút và xóa nó đi.
Cách đơn giản nhất là hãy ghi tất cả những điều bạn nhớ và cần phải làm vào một quyển tập, giấy ghi chú để trước bàn làm việc, hay bất kỳ nơi nào khiến bạn có thể dễ dàng thấy nó dù bất kỳ đâu. Mục đích của việc tạo ra checklist đó chính là giúp bạn nhận biết việc nào nên ưu tiên làm trước, và việc nào nên hoàn thành sau để tránh bị lẫn lộn. Hơn hết, nó còn giúp bạn ghi nhớ và tiết kiệm thời gian trong vấn đề giải quyết công việc một cách nhanh chóng.
3. Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên
Khi có một checklist cụ thể, bạn cần nên chi tiết hóa từng việc để có thể sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên thuận tiện hơn rất nhiều. Chi tiết ở đây chính là ghi cụ thể từng thời gian công việc trong từng ngày, từng tháng, từng năm để có cái nhìn tổng quát trong mỗi giai đoạn bạn cần ưu tiên cho những mục tiêu nào là cần phải hoàn thành trước để không bị gián đoạn công việc. Mặt khác, việc chi tiết hóa checklist giúp bạn nhận ra nhiều công việc phụ khác mà bạn đã lỡ bỏ sót trong thời gian trước.
4. Tổ chức lại công việc phù hợp
Sau khi sắp xếp lại những thứ tự ưu tiên trong công việc, bạn hãy thực hiện việc tổ chức lại nó sao cho hợp lý. Bao gồm, kiểm tra lại những công việc mình đã hoàn thành và những việc đã làm nhưng vẫn chưa đạt được kết quả như mong muốn. Từ đó, đề ra những biện pháp khắc phục hay vạch ra một kế hoạch phát triển mới phù hợp hơn. Nhưng hãy nhớ, đừng gánh quá nhiều việc, đặc biệt là nên biết việc nào phù hợp với khả năng của mình để không nhận quá nhiều việc mà bản thân không đủ năng lực thực hiện chúng.
5. Làm quen với áp lực công việc
Chẳng ai muốn làm quen hay trở nên thân thiết với áp lực công việc, nhưng nếu bạn không thử quen dần với cảm giác mỗi ngày đều là deadline thì bạn sẽ không thể nào gắn bó lâu với bất kỳ công việc nào. Thay vì, xem nó như một gánh nặng thì hãy biến nó thành một dạng năng lượng, một thử thách mà bản thân phải đặt ra mỗi ngày để đạt được những mục tiêu lớn lao hơn trong cuộc sống. Ngoài ra, việc rèn luyện cho tinh thần làm quen với áp lực công việc sẽ giúp bạn dần hình thành một tâm thế ổn định và sẵn sàng đối mặt với những khó khăn bất chợt xảy đến trong cuộc sống.
Vấn đề rèn luyện kỹ năng tổ chức trong công việc và cuộc sống không phải là một điều dễ dàng đối với nhiều người. Tuy nhiên, nếu không tự ý thức nâng cao những kỹ năng này, bạn sẽ bị đào thải trong môi trường làm việc vì thiếu đi khả năng tổ chức và lập kế hoạch để công việc tiến triển hiệu quả hơn. Hơn hết, nó còn giúp bạn sống có mục tiêu nhất định để vươn xa hơn trong tương lai.